Arbeitsweise

Im Laufe der Jahre und vieler - sehr verschiedener - Projekte hat sich ein Phasenschema herausgebildet. Es ist strukturiert in die Phasen

  • Orientierung
  • Planung
  • Umsetzung

Der Grundgedanke bei Beratung durch IBF ist der Ursprung des Gedankens "Beratung": dabei geht es darum, durch externe Impulse ein Projekt zu definieren, anzuschieben und in Schwung zu halten. Diese Impulse erfolgen im Rahmen von Vor-Ort-Terminen des Beraters. Gesprächspartner sind von Fall zu Fall Projektleiter, Geschäftsführer oder eine Gruppe von Betroffenen (Workshops).

 

Der Beratungsumfang seitens IBF erscheint verhältnismäßig klein. Das liegt vor Allem daran, dass der Kunde die Hauptarbeit macht. Insbesondere an den Projektleiter und den Geschäftsführer und werden daher hohe Anforderungen (Engagement und schnelle Auffassungsgabe) gestellt. Sie sorgen dafür, dass das Projekt besonders zwischen den Beratungsterminen in Fahrt bleibt bzw. weiter Fahrt aufnimmt. Das ist der Grund dafür, dass IBF-Projekte vergleichsweise geräuschlos ablaufen.

 

Handlungsbedarf ist z.B. dann gegeben, wenn Umsatz und Ertrag zwar steigen, aber nicht in gleichem Maße. Obwohl wir auch Sanierungen durchgeführt haben, ist dies nicht unser Kerngebiet. Wir verfügen nicht über die Hundertschaften, die in kurzer Zeit einen Konzern umkrempeln können.   

 

Zurück zu den Projektphasen: am Ende jeder Projektphase entscheidet der Kunde, ob und wie er weiter verfährt. Jede Phase entspricht einem separaten Auftrag. So entscheidet der Kunde auch, ob der nächste Schritt mit oder ohne externe Beratung gegangen wird.

 

Orientierung

Typ 1: In manchen Firmen wurde bereits ein konkreter Handlungsbedarf erkannt: "Standardisierung/Modularisierung" oder "Ablösung Sachnummer" oder "Neuorientierung CAD/PLM" etwa. Mit anderen Worten: eine Orientierung liegt vor - sie muß nur noch mit dem Berater synchronisiert werden.

 

Typ2: Dagegen ist es bei unübersichtlichen Gemengelagen hilfreich, aus der Vielzahl von Problembereichen erfolgversprechende Ansatzpunkte zu gewinnen. Sollte ein Konzept fehlen, so wird dies vorgeschlagen und optimiert.

 

Typ 3: Die Orientierungsberatung kann auch das Ziel verfolgen, bei angelaufenen Projekten sich der Richtigkeit des eingeschlagenen Weges zu vergewissern oder „Sackgassen“ zu erkennen.

Die Orientierungsberatung beantwortet - je nach Typ - Fragen wie:

  • Sind die Produkte vorteilhaft (z.B. modular) organisiert?
  • Wie weit ist die Standardisierung fortgeschritten?
  • Ist man bisher auf dem richtigen Weg oder in der Sackgasse?
  • Sind Angebote und Aufträge vorteilhaft strukturiert?
  • Wie arbeiten Vertrieb und Technik zusammen?
  • Wie präzise werden Angebote kalkuliert?
  • Wie arbeitet die Auftragskonstruktion?
  • Wieviel Zeit vergeht vom Auftragseingang bis zur Materialdisposition?
  • Sind die CAD-, PDM-, ERP-Systeme aufeinander abgestimmt?
  • Existieren Prozesse zur wiederholten Verwendung von Materialien
  • Sind die Nummernsysteme zukunftssicher?
  • Wie werden ähnliche Materialien gesucht?

Dazu können Massendaten, z.B. aus dem Vertrieb, der Konstruktion, der Materialwirtschaft analysiert weren. Unsere Interviewmethodik stellt sicher, dass das Tagesgeschäft nicht gestört wird (geringe Personalbindung kundenseitig). Zeitbedarfe und Aufwände für evtl. Folgeprojekte werden gegeben. Auch werden Vorschläge zur Erfolgsmessung und –steuerung unterbreitet.

Beratungsumfang "Orientierung": erfahrungsgemäß 3-4 Tage bei Typ 1; 5-8 Tage bei Typ 2 oder 3.

 

 

Planung

Standardisierung/Modularisierung (STAMOD):

Die Planung (Ressourcen, Termine) verfolgt das Ziel, daß am Beispiel eines existierenden Produkts eine "ausroll"-fähige Lösung vorliegt. Das Team ist dann in der Lage. selbständig Produkte zu restrukturieren, Regelwerke zu entwickeln und zu testen, die betroffenen Prozesse zu modellieren und zu praktizieren. Modul-Stücklisten und Auftragsstücklisten sollen IT-seitig abgebildet werden (ERP, PLM). Für das Pilotprodukt wird eine Lösung zum Konfigurieren von Angeboten und zur Angebotskalkulation (Kosten je Modul bekannt) angestrebt. Die dazu erforderlichen Aktivitäten werden grob geplant und Zeithorizonte ermittelt.

 

Beratungsumfang: ca. 6-10 Tage, 4-5 Termine vor Ort

 

 

Sachnummer (SNUM):

Im Mittelpunkt der Planung steht die Definition der neuen Sachnummer, die Entwicklung der Klassifizierung sowie das Nach-Klassifizieren des ERP-Bestandes (aktive Materialien). Die Implementation eines Berichtswesens zur Erfolgssteuerung bildet einen weiteren Planungspunkt. Da ein großer Anteil der operativen Arbeiten beim Kunden liegt (Nachklassifizierung), ist hier der Planungsaufwand überschaubar.

 

Beratungsumfang: ca. 5 Tage, später optional 4 Tage projektbegleitende Beratung ("Einschwingphase").

 

 

Neuorientierung CAD/PDM:

Da die viele Aktivitäten bekannt sind - z.B. Implementation, Customizing nahe dem Standard, Schulungen, Übernahme Altdaten - kann hier mit Erfahrungswerten geplant werden. Gleichwohl gilt es eine Vielzahl von Aktivitäten zu bedenken und also zu planen. Der Plan sollte nicht zu detailliert sein, weil sonst die Fortschreibung der Planungen nach unvorhergesehenen Ereignissen zu viele Ressourcen frißt.  

 

 

Beratungsumfang: etwa 12-16 Tage

Umsetzung

 

Standardisierung/Modularisierung (STAMOD): In der Regel wird zunächst ein Pilotprodukt ausgewählt. Die Organisation des Produkts (funktionell, materiell) wird dargestellt. Baukasten und Regelwerk werden formalisiert und getestet ("Regeltester"). Prozesse werden über die Bereichsgrenzen hinweg gestaltet. Hier werden z.B. Vertrieb, Konstruktion, Controlling, Produktion einbezogen. Nach Zusammenstellung des Projektteams und der konstituierenden Sitzung wird das Projekt in Einzelschritte mit jeweiligen Ergebnissen gegliedert. Insbesondere die Kapazitäts- und Terminplanungen werden präzisiert.

 

Die Sicherstellung von Personalressourcen innerhalb des Projektteams ist wesentlich in diesem Stadium. Auswirkungen aus situativer Verminderung der Teamkapazität auf den Projektverlauf (z.B. bei unerwarteter Auftragsflut bzw. Urlaubszeit) werden eingeschätzt.

 

Das Pilotprojekt hat zutage gefördert, wie die Produkte strukturiert werden, um Erfolg zu generieren. Selbst die Abwicklung von Aufträgen und die Pflege der Moduln ist schon in der Praxis möglich. Einige Unternehmen belassen es bei diesem Status. Andere streben eine IT-Lösung auf Basis eines Standardprodukts an. Ein derartiges Standardprodukt kann ein ERP-System sein oder eine Konfigurator-Software. Insbesondere bei lokationsübergreifenden Lösungen bieten sich solche Systeme an, denn die Aspekte "Vernetzung" und "Kollaboration" sind hier schon weitestgehend gelöst.

 

Der Berater unterstützt die Projektleitung und die Geschäftsführung mit Beobachtungen und Vorschlägen zum Projekt. Ziel ist es, aus dem Projekt einen „Selbstläufer“ zu machen. Dann kennt jeder seinen Platz im Projekt, im Unternehmen und seine Verantwortung. Und die Projektarbeit ist nicht begrenzt auf die Vor-Ort-Termine des Beraters. Denn vor Allem zwischen den Terminen wird viel geleistet. Wir nennen dieses Modell „projektbegleitende Beratung“.

 

Im Projektverlauf wird das Berichtswesen weiter ausgebaut, das die Erfolgssteuerung ermöglicht. Die periodische Erstellung der Berichte erfolgt weitgehend automatisiert; besondere Aufmerksamkeit gilt der Berichtsfrequenz und der Festlegung des Verteilers. Kriterien sind festzulegen für die Fälle, in denen die Kennwerte beginnen, negative Tendenz zu zeigen. Erst dann entsteht Handlungsbedarf.

 

Das Projekt läuft relativ kurz, wenn die Arbeitsergebnisse in das vorhandene ERP-System integriert werden können (häufig der Fall) und länger, falls der Konfigurator, eine CRM-Komponente, PLM und ERP miteinander Daten austauschen.

 

STAMOD-Projekte sind scheinbar einfach, jedoch in Wahrheit ziemlich komplex. Grund: alle wesentlichen Bereiche des Unternehmens müssen andere Arbeitsweisen erlernen, praktizieren und verankern. Das dauert Monate - in manchen Fällen Jahre. Die begleitende Messung der Effizienz gibt dem Team und der Geschäftsführung Sicherheit.

 

Beratungsumfang: Typischerweise 40-50 Tage, 1-2 Termine pro Monat. Das bisher größte IBF-Projekt STAMOD umfasste 150 Beratungstage (Firmengruppe; 6 Standorte).

 

 

Sachnummer (SNUM): dem Team aus Konstruktion, ggf. Einkauf, Vertrieb wird der neue Nummerntyp im Vergleich zum bestehenden erläutert und diskutiert. Die praktizierten Methoden zur Wiederholteilsuche werden beleuchtet und diskutiert. Die Einführung der Zählnummer wird geplant (ERP-Systemhaus einbinden) und realisiert. Parallel dazu wird die Entwicklung des Klassensystems begonnen (Unterstützung durch kostenfreie IBF-Tools). Es wird ein Normenbeauftragter benannt, der verantwortlich ist für Pflege und Weiterentwicklung des Klassensystems.  

 

Erfahrungsgemäß ist die sog. "Nachklassifizierung" der aufwändigste Projektteil: nachdem die Klassifizierung steht, wird sie in das Trägersystem eingebracht (z.B. ERP). Nun könnte man suchen - würde aber nichts finden. Das liegt daran, dass bisher noch kein Materialstamm seine Klasse kennt. Die Aufgabe ist also, alle Mat.-Stämme nachzuklassifizieren. Nach ca. einem Monat kann das Klassensystem stehen; die Nachklassifizierung des ERP-Bestands kann mehrere Monate beanspruchen. Die Vergabe der Zählnummer erfolgt währenddessen vollautomatisch. Schon damit können einige Prozesse vereinfacht werden.

 

Beim typischen Maschinenbauer werden ca. 50.000 bis 70.000 Materialstamm-Sätze geführt. Unser bisheriger "Rekord" liegt bei 2,1 Mio. Mat.-Stämmen. Wir haben Methoden gefunden, die den Umfang strukturieren und Erfolge verifizieren lassen, aber es werden im Schnitt ca. 3 Mannmonate auf Kundenseite. Auch gibt es Softwaretools, die besagte Arbeit erleichtern. 

 

Beratungsumfang: ca. 20 Tage (Normalfall); Projektbegleitung

 

Neuorientierung CAD/PDM: Nach der Orientierungsphase (Typ 2) wird das Projektteam konstituiert. Es besteht aus IT, Konstruktion, ggf. Projektierung. Das Zielsystem für das neue Systempaar CAD/PDM wird aufgestellt. Der Begriff "Zielsystem" weist hin auf die eingesetzte Methode: Nutzwertanalyse (NWA). Im team wird die Gewichtung der einzelnen Aspekte vorgenommen.

 

Fallstudien zum Test der Leistungsfähigkeit der Systeme werden definiert. Bis jetzt ist die Vorgehensweise noch system- und anbieterneutral. Nun werden die infrage kommenden Systeme und die Anbieter identifiziert (Empfehlung: möglichst wenige, also 2-3). Sie erhalten die Unterlagen zur Fallstudie (erfahrungsgemäß ca. 10 Einzelaufgaben).

 

Im Rahmen von eintägigen Workshops zeigen die Anbieter die Leistungsfähigkeit ihrer Systeme  - anhand der Fallstudie. Danach erfolgt über die NWA die Bewertung der Anbieter/Systeme. Der technische Favorit für das Systempaar ergibt sich daraus. "Technisch" meint, daß Preise und Konditionen noch einbezogen werden müssen. Die Verschmelzung Preis/Leistung ergibt die Entscheidungsvorlage.

 

Die verschiedenen Anbieter haben Angebote vorgelegt, bei deren Inhaltsanalysen wir den Kunden unterstützen. So werden die Angebote vergleichbar, weil gleich strukturiert. Nach der Entscheidung für den Anbieter mit seinem System finden Verhandlungen statt. Erfahrungswert: 3-4 Termine bis zum Abschluß.

 

Die Detailplanung der Systemablösung mit dem Anbieter ist ein weiterer Schritt, bei dem Beratung nützlich ist. Bei dem Abgleich von Schulungen, Installationen, Übernahme von CAD- und PLM-Altdaten (Konvertierungsproblematik!) sind Fehltritte möglich und an der Tagesordnung.

 

Der Einstieg in die CAD-PLM-Umstellung muß gesteuert erfolgen, weil viele Bereiche eng miteinander verzahnt sind: Projektierung, Entwicklung und Auftragskonstruktion zum Beispiel.

 

Schließlich muß ein Berichtswesen implementiert werden. Es bildet den Ausbreitungsfortschritt Neusystem/Altsystem ab, gibt Aufschluß über die Produktivitätsentwicklung CAD und sendet Signale bei Handlungsbedarf.

 

Beratungsumfang: ca. 30-40 Manntage; Dauer: ca. 2 Jahre (Beispiel: Maschinenbauer mit ca. 1.200 Mitarbeitern)

 

 

  

 

 

Kontakt

IBF Stuttgart
Dr.-Ing. Dieter Franz

Bernsteinstr. 120
70619 Stuttgart

info@ibfstuttgart.de

T: +49(0)711-2488-698
F: +49(0)711-2488-765

 

Erreichbarkeit

  • Jederzeit: E-Mail an d.franz@ibfstuttgart.de mit Ihrer Angabe zum Medium (Telefon oder E-Mail) sowie gewünschtes Zeitfenster zur Rückantwort.
  • Montag bis Freitag: 09:00-18:00 Uhr: Tel. +49(0)711-2488-698