Arbeitsweise

Im Laufe der Jahre und vieler - sehr verschiedener - Projekte hat sich ein Phasenschema herausgebildet. Es ist strukturiert in die Phasen

  • Orientierung
  • Planung
  • Umsetzung

Der Grundgedanke bei Beratung durch IBF ist der Ursprung des Gedankens "Beratung": dabei geht es darum, durch externe Impulse ein Projekt zu definieren, anzuschieben und in Schwung zu halten. Diese Impulse erfolgen im Rahmen von Vor-Ort-Terminen des Beraters. Gesprächspartner sind von Fall zu Fall Projektleiter, Geschäftsführer oder eine Gruppe von Betroffenen (Workshops).

 

Der Beratungsumfang seitens IBF erscheint verhältnismäßig klein. Das liegt vor Allem daran, dass der Kunde die Hauptarbeit macht. Insbesondere an den Projektleiter und den Geschäftsführer und werden daher hohe Anforderungen (Engagement und schnelle Auffassungsgabe) gestellt. Sie sorgen dafür, dass das Projekt besonders zwischen den Beratungsterminen in Fahrt bleibt bzw. weiter Fahrt aufnimmt. Das ist der Grund dafür, dass IBF-Projekte vergleichsweise geräuschlos ablaufen.

 

Handlungsbedarf ist z.B. dann gegeben, wenn Umsatz und Ertrag zwar steigen, aber nicht in gleichem Maße. Obwohl wir auch Sanierungen durchgeführt haben, ist dies nicht unser Kerngebiet. Wir verfügen nicht über die Hundertschaften, die in kurzer Zeit einen Konzern umkrempeln können.   

 

Zurück zu den Projektphasen: am Ende jeder Projektphase entscheidet der Kunde, ob und wie er weiter verfährt. Jede Phase entspricht einem separaten Auftrag. So entscheidet der Kunde auch, ob der nächste Schritt mit oder ohne externe Beratung gegangen wird.

 

Orientierung

Unsere Arbeitsweise wird anhand der drei IBF-Geschäftsfelder dargestellt. Diese sind

 

  • Standardisierung - Modularisierung,
  • Sachnummerung,
  • Neuorientierung CAD/PDM.

 

Standardisierung - Modularisierung: manche Unternehmen sind sich nicht darüber im Klaren, ob hier überhaupt ein Handlungsbedarf besteht:

  • sind wir noch in der "Steinzeit" der Modularisierung?
  • Oder haben wir ein gut Teil dahin schon hinter uns?
  • Oder genügt nur noch ein kleiner Schritt?

 

Diese Fragen beantwortet die IBF-Orientierungsberatung. Man sieht, wo man ist - man kann abschätzen, wie lang der Weg zum Ziel ist.

Damit liegt die Orientierung vor, ob ein Projekt "Standardisierung - Modularisierung " mit hoher oder niedriger Priorität angegangen werden sollte. 

 

Für die Orientierungsberatung veranschlagen wir ca. 2-4 Beratungstage. Je nach Ergebnis besteht die Option auf Fortsetzung oder Aufschub für das Projekt.

 

 

Sachnummerung: Die IBF-Orientierungsberatung beleuchtet den Stand des Kunden mit Fokus auf den Ordnungssystemen. Dazu zählen Artikelnummern (ERP), Zeichnungs- und Modellnummern (CAD/PLM), Benennungen (ERP, PLM), Klassifizierungen (ERP,PLM). Die Orientierung schafft Klarheit über die Schwachstellen und die Zukunftssicherheit der Ordnungsbegriffe. Sie trifft Aussagen über

  • Eignung zur Minimierung der Teilevielfalt,
  • Pflegbarkeit, etwa nach Firmenübernahmen oder -Fusionen,  
  • Aktuelle Datenqualität der Stammsatz-Bestände (Fokus: Kaufteile).
  • Materialstamm-Anteile "aktive Materialien" und "Leichen",
  • Jährlicher Neuzugang an Materialien.

Unsere Interviewmethodik stellt sicher, dass das Tagesgeschäft nicht gestört wird (geringe Personalbindung kundenseitig). Dazu können Massendaten aus der Materialwirtschaft (ERP, ggf. PLM) analysiert werden. Interne Richtlinien zum Gebrauch der Sachnummern werden beurteilt.

Auf Basis dieser Ergebnisse wird eine zukunftssichere, vereinfachte Ziel-Nummernlandschaft entworfen - ohne die identifizierten Schwachstellen.  

Der Beratungsumfang "Orientierung" umfaßt bei Sachnummerungs-Projekten erfahrungsgemäß 4-6 Tage. Den größten Teil bilden Vor-Ort-Termine. Der Arbeitsschritt "Orientierung" bildet ein abgeschlossenes Projekt (wie bei "Standardisierung/Modularisierung"). Der Kunde entscheidet danach, ob und wie er weiter verfährt.

 

CAD - PDM: In letzter Zeit mehren sich Fälle, in denen die Zukunftsfähigkeit der CAD- und PDM-Systeme hinterfragt wird. Beispielsweise spielt die wirtschaftliche Stabilität des Systemhauses oder des Lizenzgebers hier eine Rolle.

Die Kommunikation zu anderen Systemen (z.B. ERP) wird bei solchen Gelegenheiten beleuchtet. Die "Modernität", etwa bei Cloud-Lösungen, ist wichtig wie auch die Unterstützung von 3D-Druck aus CAD-Modellen (Werkstoffe, Oberflächenqualität). 

Die IBF-Orientierungsberatung "CAD - PDM" klärt, ob die CAD/PDM-Systemlandschaft zukunftsfähig ist oder ob eine Neuorientierung bei Anbietern und Systemen angezeigt ist. Über den Entwurf eines Zielkonzepts wird auch der Weg überschaubar zum Erreichen des neuen Zustands. Auch Anhaltspunkte zu den Kosten werden gegeben. 

Der Beratungsumfang liegt bei 6-8 Tagen (i.W. Vor-Ort-Termine). Nach Präsentation der Ergebnisse ist das Projekt "Orientierung" am Ziel. Der Kunde entscheidet über die Fortsetzung im nächsten Projektschritt "Planung".  

 

 

 

Planung

Standardisierung - Modularisierung: Falls die Orientierung einen Handlungsbedarf ergeben hat, sind konkrete Planungen sinnvoll. Die sorgfältige Auswahl des (interdisziplinären) "Kernteams" sowie temporärer Mitglieder ist der erste Schritt. Das Team und der Machtpromotor (Geschäftsführung) legen fest, mit welchem Produkt begonnen werden soll (Pilot). Dann werden die Schritte geplant:

  

  1. Bildung Baukastensystem "Modularisierung",
  2. Entwurf Regelwerk aus Kundenanforderungen mit Entwickeln Konfiguratoren aus Baukasten und Regelwerk,  
  3. Entwurf und Anwendung Hauptprozesse,
  4. Entwurf und Anwendung Support-Prozesse,
  5. Messen Erfolge.

Nach diesem Projektstadium sind Projektumfang und -dauer bekannt. Hier besteht wiederum die Möglichkeit, weiterzumachen oder zu stoppen - etwa, falls auf absehbare Zeit  eigene Personalressourcen nicht verfügbar wären. Beratungsumfang: ca. 4-6 Tage, 2-3 Termine vor Ort.

 

 

Sachnummer: Aus der IBF-Orientierung ist bekannt, welche Schwachstellen die bestehenden Ordnungssysteme haben. Auch eine Zielvorstellung für die künftige Nummernlandschaft liegt vor.

 

Das heisst: Start und Ziel sind bekannt. Nun muss der Weg vom Start zum Ziel geplant werden. Planungsgegenstände sind hier

 

  1. Auswahl Trägersystem (ERP und/oder PLM),
  2. Entwurf und Verankerung neue Nummernlandschaft,
  3. Ablösestrategie alte/neue Nummern,
  4. Prozesse Nummernvergabe, Datenpflege, Verantwortlichkeiten,
  5. Implementieren in Trägersystem,
  6. Behandlung des Bestands an Stammdaten (üblich ca. 50.000 Artikel),
  7. Messen/Steuern Erfolg,
  8. Zuordnen Ressourcen und Dauern pro Schritt,
  9. Präsentation vor Lenkungsausschuss.

Der Beratungsumfang für die Planung umfasst ca. 5 Tage. Auch der Schritt "Planung" versteht sich als eigenständiges, abgeschlossenes Projekt. Bedeutet: der Kunde entscheidet nach Punkt 9 über die Fortsetzung der Kooperation mit IBF.

 

 

CAD/PDM: Da viele Aktivitäten aus Projekterfahrungen bekannt sind, können zur Quantifizierung Erfahrungswerte herangezogen  werden. Einige beispielhafte Posten für die Planung:

 

  • Vorauswahl von alternativen Anbietern und Systemen,
  • Gewichtung, Bewertung der verschiedenen Anbieter/Systeme,
  • Übernahme CAD-Bestandsdaten,
  • Übernahme PDM-Bestandsdaten,
  • Erarbeiten Fallstudie zum Systemtest
  • Entwurf und Durchführung Anbieter-Workshops,
  • Prozesslandschaft Change Management, Auftragsabwicklung,
  • Definieren Pilotanwendung,
  • Koexistenz-Management Alt-/Neusystem (dasselbe Objekt in 2 Systemen)
  • Entscheidung Neusystem,
  • Verhandlungen mit Anbietern (in dieser Reihenfolge!),
  • Implementation Systeme,
  • Berichtswesen zum Hochlauf Neusystem / Auslauf Altsystem,
  • Customizing nahe dem Standard,
  • Schulungen Administrator/Anwender (CAD und PDM).

Bei Anlauf der neuen Anwendungen sind intensive Messungen und Abstimmungen sowie Steuerungsmassnahmen erforderlich. Zeigen sich negative Tendenzen bei den Messergebnissen, wird ohne Verzug gegengesteuert. Eine Anwendung mit 20 Arbeitsplätzen benötigt etwa 2 Jahre zum Hochlauf. Beratungsumfang: etwa 30-40 Tage.

Umsetzung

 

Standardisierung - Modularisierung: Projekte zur Standardisierung und Modularisierung erscheinen einfach, sind jedoch in Wahrheit ziemlich komplex. Grund: alle wesentlichen Bereiche des Unternehmens müssen andere Arbeitsweisen erlernen, praktizieren und verankern. Das dauert typischerweise 1-2 Jahre. Hier werden etwa Vertrieb, Konstruktion, Controlling, Produktion einbezogen. 

 

Die Sicherstellung von Personalressourcen innerhalb des Projektteams ist wesentlich in diesem Stadium. Auswirkungen aus auftragsbedingter Verminderung der Teamkapazität auf den Projektverlauf (z.B. bei unerwarteter Auftragsflut bzw. Urlaubszeit) werden eingeschätzt. Die Projektumsetzung durchläuft 5 Stufen im Anschluss an Orientierung und Planung:

 

  1. Baukasten entwickeln,
  2. Regelwerk entwickeln, anwenden
  3. Hauptprozess entwickeln, anwenden,
  4. Hilfsprozess entwickeln und anwenden,
  5. Erfolg messen, steuern.

 

Das Pilotprojekt hat die optimalen Produktstrukturen zutage gefördert. Bereits in einer frühen Phase (Phase 2 von 5; Baukasten und Regelwerk für den Piloten liegen vor) ist die Abwicklung von Aufträgen möglich - ebenso wie die Messung der Effekte (Phase 5: Marge, Geschwindigkeit). Das gibt allen Beteiligten Sicherheit und die Gewißheit, auf dem richtigen Weg zu sein.

 

Der Berater unterstützt die Projektleitung und die Geschäftsführung mit Beobachtungen und Vorschlägen zum Projekt. Ziel ist es, aus dem Projekt einen „Selbstläufer“ zu machen. Dann kennt jeder seinen Platz im Projekt, im Unternehmen und seine Verantwortung. Und die Projektarbeit ist nicht begrenzt auf die Vor-Ort-Termine des Beraters. Denn vor Allem zwischen den Terminen wird viel geleistet. Wir nennen dieses Modell „projektbegleitende Beratung“.

 

Projektbegleitend erfolgt auch die Festlegung von Verantwortlichkeiten, z.B. für die Standardisierung, die Pflege der Moduln - etwa in Form von Stellenbeschreibungen.

 

Beratungsumfang für die Phasen 1-4: Typischerweise 40 Tage, 1-2 Termine pro Monat. Das bisher größte IBF-Projekt STAMOD umfasste 150 Beratungstage (Firmengruppe; 6 Standorte). Für die Stufe 5 (Erfolg messen, steuern) sind zusätzlich 3 Beratungstage anzusetzen.

 

 

Sachnummer : Das Projektteam aus Konstruktion, Entwicklung, ggf. Einkauf, Vertrieb führt die Umsetzung nach den Vorgaben der Planung durch. Auch wird ein Normenbeauftragter benannt, der verantwortlich ist für Pflege und Weiterentwicklung der Ordnungssysteme. In der Regel ist das kein Vollzeitjob.

 

Die neuen Sachnummern werden nun angewendet auf das Portfolio. Das heisst, alle Materialien sind z.B. mit einem Klassensystem zu strukturieren. Dies geschieht "offline", also nicht am lebenden Datenbestand. Nach ca. einem Monat kann das Klassensystem stehen und in das Trägersystem implementiert werden.

 

Erfahrungsgemäß ist die sog. "Nachklassifizierung" (Punkt 6 aus der Planung) des ERP-Bestands der aufwändigste Projektteil. Sie kann je nach Größe des Bestands mehrere Monate beanspruchen. Bei Parallelschlüsseln erfolgt die Vergabe der Zählnummer vollautomatisch. Schon damit können einige Prozesse vereinfacht werden.

 

Beim typischen Maschinenbauer werden ca. 50.000 bis 70.000 Materialstamm-Sätze geführt. Unser bisheriger "Rekord" liegt bei 2,1 Mio. Mat.-Stämmen. Wir haben Methoden gefunden, die den Umfang strukturieren und Erfolge verifizieren lassen, aber es werden im Schnitt ca. 3 Mannmonate auf Kundenseite. Auch gibt es Softwaretools, die besagte Arbeit erleichtern. 

 

Hervorzuheben ist, dass kein einziges Material umbenummert wird.

 

Beratungsumfang: ca. 20 Tage (Normalfall); Projektbegleitung

 

CAD - PDM: Das Projektteam besteht aus IT, Konstruktion, ggf. Projektierung. Das Zielsystem für die neuen Systempaare CAD/PDM wird aufgestellt. Der Begriff "Zielsystem" weist hin auf die eingesetzte Methode: Nutzwertanalyse (NWA). Im Team wird die Gewichtung der einzelnen Aspekte (welche Eigenschaften sind für uns wichtig, welche weniger?) vorgenommen.

 

Fallstudien zum Test der Leistungsfähigkeit der Systeme werden definiert. Bis jetzt ist die Vorgehensweise noch system- und anbieterneutral. Nun werden die infrage kommenden Systeme und die Anbieter identifiziert (Empfehlung: möglichst wenige, also 2-3). Sie erhalten die Unterlagen zur Fallstudie (erfahrungsgemäß ca. 10 Einzelaufgaben).

 

Im Rahmen von eintägigen Workshops zeigen die Anbieter die Leistungsfähigkeit ihrer Systeme  - anhand der Fallstudie. Danach erfolgt über die NWA die Bewertung der Anbieter/Systeme. Der technische Favorit für das Systempaar ergibt sich daraus. "Technisch" meint, daß Preise und Konditionen noch einbezogen werden müssen. Die Verschmelzung Preis/Leistung ergibt die Entscheidungsvorlage.

 

Die verschiedenen Anbieter haben Angebote vorgelegt, bei deren Inhaltsanalysen wir den Kunden unterstützen. So werden die Angebote vergleichbar, weil gleich strukturiert. Nach der Entscheidung für den Anbieter mit seinem System finden Verhandlungen statt. Erfahrungswert: 3-4 Termine bis zum Abschluß.

 

Die Detailplanung der Systemablösung mit dem Anbieter ist ein weiterer Schritt, bei dem Beratung nützlich ist. Bei dem Abgleich von Schulungen, Installationen, Übernahme von CAD- und PLM-Altdaten (Konvertierungsproblematik!) sind Fehltritte möglich und an der Tagesordnung.

 

Der Einstieg in die CAD-PLM-Umstellung muß gesteuert erfolgen, weil viele Bereiche eng miteinander verzahnt sind: Projektierung, Entwicklung und Auftragskonstruktion zum Beispiel.

 

Schließlich muß ein Berichtswesen implementiert werden. Es bildet den Ausbreitungsfortschritt Neusystem/Altsystem ab, gibt Aufschluß über die Produktivitätsentwicklung CAD und sendet Signale bei Handlungsbedarf. Das ausgewählte Systemhaus ist nach Ende der Einkaufsverhandlungen operativ federführend.

 

Beratungsumfang: ca. 40-60Tage; Dauer: ca. 2 Jahre (Beispiel: Maschinenbauer mit ca. 1.200 Mitarbeitern)

 

 

  

 

 

Kontakt

IBF Stuttgart
Dr.-Ing. Dieter Franz

Bernsteinstr. 120
70619 Stuttgart

info@ibfstuttgart.de

T: +49(0)711-2488-698
F: +49(0)711-2488-765

 

Erreichbarkeit

  • Jederzeit: E-Mail an d.franz@ibfstuttgart.de mit Ihrer Angabe zum Medium (Telefon oder E-Mail) sowie gewünschtes Zeitfenster zur Rückantwort.
  • Montag bis Freitag: 09:00-18:00 Uhr